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指示が適切であればド素人でもある程度代行できると思った話
依頼を受けたド素人側の立場だったのですが
とても的確な指示があったため、ある程度の"お使い"ができた話。


自分が詳しくない分野だったにも関わらず
お使いが(完璧ではないにしろ)できたことと、
ずぶの素人にもわかりやすい依頼方法に感動したため
メモしてみます。


言いたいこと


・その分野に明るくない人にも、ポイントを押さえて依頼すれば
 ある程度代行してもらえるかも

・自分もポイントを押さえた依頼と、サポートができるようになりたい


今回のお使い内容


・忙しい友人の代わりに資料を集める
・資料は複数個所から入手する

※依頼を受けた側(=私)は友人の専門分野の知識がほとんどない


感動したところ(依頼のポイント)


忙しいにも拘わらず友人が依頼時に
用意してくれたもので、自分(=ド素人)がとっても
助かったのは以下の3点です。

(1)全体の地図を渡す
(2)入手するものに関するメモを渡す
(3)(相手が)代行中にもサポート



全体の地図


複数個所を回る必要があったため、
全体の地図を用意してもらいました。

さらに最適(であろう)ルートが書き込んでありました。


前にも書きましたがド素人は調査対象の
モノコトの関連性をよくわかっていないことが多いです。


スーパーでの買い物に例えると、ド素人は
牛乳とチーズは比較的に近くにあって、
トマトはちょっと離れている可能性があるといった
検索対象の「遠い・近い、似ている・対極である」を
理解しておらず、まごついてしまいます。


今回はそんな対象を1枚の地図にし、
行ったり来たりを極力排除したコース取りまで
示してくれていました。


これによって、お使いの全体像が分かり
かつ、ルートが示されていることにより友人(その分野の専門家)の
資料へのたどり方をたどれる(=学べる)ことができました。


入手するものに関するメモ


上記の地図に、入手する資料に関する
・資料名
・資料の内容
などが記載された付箋紙が地図に貼られていました。


特に専門分野の場合、入手先の相手にこちらの要望を
伝え、その条件にあった情報を入手する必要があります。

その際に専門用語・単位を用いて、正確に情報を伝えないと
欲しい資料(情報)が手に入らないことが多いです。

今回も、私(=ド素人)がうまく要求を伝えきれないケースもありましたが、
メモをそのまま相手に見せて、資料を出してもらったりしました。


作業中のサポート


今回これが一番ありがたかった。
スマホのチャットツールで、私が作業中に分からないことを
適宜補足・確認してもらえたことです。


依頼を遂行するにあたり、地図やメモといったツールを作って
もらっていました。

それでも、依頼された資料が品切れ、入手困難などの
事態が起こります。


自分が慣れた分野であれば、そういったトラブル時の深刻度や
対処法はある程度判断がつきます。
(汎用品であり、別メーカーの代替品を入手して問題なし
依頼者の業務の根幹に関わるため、速やかに相談が必要、など)


今回初チャレンジした分野のため、想定外の事態には
依頼者にとって些細なことでも、判断がつかないため
とても動揺してしまいました。


そんな時に、その場で具体的に対処法を指示してもらえた
ことでとても安心できました。


文明の利器様様です。


そのタイミングでしか入手できないこともある


ここまでサポートあるなら、ただの子供のお使いじゃん?
調査技術が身につかないじゃん?
と思われるかもしれません。

ただ、そのタイミングでないと入手が困難になる
資料や情報もたくさんあります。


インタビューのコツやポイントは自分でその分野を
勉強したり、試行錯誤しながら身に着けるものですが
仕事では間に合わないことも多々あります。


そんな時に今回のようにずぶの素人でも代行できれば
捗るのかな、と思いました。

今回のお使いが少しでも役に立っていたらうれしいなぁ。


自分からの依頼でも参考にしたい


今回の友人からの依頼方法を自分も真似できるようになりたいなぁと
思いました。

正直あそこまで至れり尽くせりにはとてもできないかもしれません。

ただ、ある分野の検索や調査に詳しくない人に代行をお願いする機会が
あれば、不安に感じそうな部分を極力取り除けるような
ツールを用意したいと思いました。(が、難しそうです)

慣れてしまうと、どうしても「当たり前じゃん?」って思うことが増えるんだろうな、
と思うからです。


任せてもらえるって嬉しい!


その分野に詳しくないのに、依頼した友人はずいぶん不安だったろうなと
思います。

それでも任せてもらえたことがまずうれしかったです。

そして、(完璧ではないのですが)ある程度任務ができたことで
新しい分野も開拓していけそう、と思えたことも収穫でした。

とても貴重な経験ができました。
どうもありがとう!
【2014/12/31 23:59】 | 情報収集のコツ | トラックバック(0) | コメント(0) |このエントリーをはてなブックマークに追加
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