"いつものアレ"に全力で応える
探し物のお手伝いをしていて、やっぱり多いなーと思うのが
前にもこれ調べたよね?というケース。

そういうときに限って、その場で即答できずもう一度調べなおすあいだ、
お待たせしたり、ひどい時にはお役に立てない…なんてことも。

よくある調査とその結果は、取り出しやすいように
ストックしておくことができれば、依頼者はすぐ回答が得られ、
私はやることが少なくて済むというWin-Winの関係に。


ということで、自分がよく遭遇するケースと
対策していることを挙げて見ました。


もっといい案があったらぜひアドバイスお願いしますー。


1. 依頼者によって使う言葉が違う


「○○さんのなんだけどさー」
「ほら東京のさ」
「去年の10月頃使ったやつで~」 → 全部同じ件
「あの机においてあった…」


同じ内容についての調べ物でも、依頼者によって使う言葉が異なる場合。

・プロジェクトの名前
・お客様の名前
・関連の資料が置いてある場所(!)
・プロジェクトが動いていた時期

などなど...
別の人から同じ件を聞かれていたのに、
名称が違うために"調べる対象"を絞るのに時間がかかるケース。


<対策していること>
・よく聞かれる件は、別名称の言いかえ一覧を作っておく

・資料が入っているファイルの背表紙、保管場所の棚なんかに
メモやラベルライターみたいので貼っておく

同じ様な背表紙が並ぶ棚でも、ぱっと見て分かりますし
他の人に探してもらう時も目印にする事ができます。

あと、会社や機関名が統廃合で変わることが多いため
古い資料をあたるときや、前の名称や略称で依頼があるときがあるため
この辺りも、別のリストとして持ってます。


2. (言われてないけど)セットになる資料がある


「○○を用意してね」
(○○には××という資料もセットで用意しないといけない)


依頼者が(その場で)直接要求した項目には入っていないが、
この資料を頼まれたら、あとでこっちの資料も
セットで必要になる、といったケースがあります。

慣れている人なら、"お察し"できるんですが
なかなか慣れていない分野だと、要求されたものを
お渡しして満足してしまい、後から
ペアとなる資料がないじゃん!と言われて慌てる
という事がありました…。


<対策していること>
・回答用紙に、対になる資料がある旨のメモをはさんでおく。

テンプレートの書式に
「これを依頼されたら、こちらの資料も要求される可能性あり!」
というメモを挟んでいます。

自分以外の誰かが見ても気づいてくれるように。
あと、なるべくルーチン化できるように。
そうすれば、お手伝いも頼みやすいですし。


3. 親子関係や前提のあるケース


「前と同じでやっちゃってー」


これもやっぱり"言外の意図を捕らえよ"なケース。
質問内容の項目に対して「前提」の出来事を把握しておかないといけない。

依頼してくださる方も、本業が忙しかったりするため
「○○って何ですか?どの程度分かればOKですか?」といった
確認をいちいちしていると嫌がられるケースも(´・ω・`)

「前回」をこちらでもしっかり分かっていれば、
「この辺りを用意して、あとで不明点だけ確認してまた調べよっと」
なーんて、依頼者の手を煩わせずに済むことがあります。


<対策していること>
・親子関係や類似(=関連)しそうなもののメモを残す
1.で作っている"言い換えリスト"にあわせて記載してます。


4.使うツールがあるべきところにないケース


「ここにあったカタログないんですけどっ!」


調査に使う事典や資料集の類。
便利だから手元においておきたいですよね。
だからといって、所定の場所にないと困っちゃう。

商品だと最近はウェブでもカタログを公開しているメーカーも多いため
冊子がなくても事足りる場合もあります。

ただ、冊子の方が詳しい情報が載っていたり、Webの使い勝手が悪い(冊子がPDF化されてるだけ)こともあるため、使い慣れたツールを使いたい。

ということで


<対策していること>
・使ったら元に戻す!(笑)
・資料のアップデートに気をつける

わかっちゃいるけど、なかなかうまく出来てないです。
どーしても手元に置いておいた方がラクチンなツールもあって、
ついつい片づけるの忘れて他の人が使うときに大騒ぎ…なんてことが。

そんなのDBとかシステム作っちゃえばいいじゃん!
って話になるかもしれませんが、いろんな人と共有できるように
と考えると、紙とかエクセルとか汎用的に使えるツールで情報共有したい!こともあり、なかなかジレンマ。



回答期限がタイトなもの、そもそも入手困難なもの、
情報だけでなく現物が欲しい(それも今すぐ!)
といった条件が重なるタイプの調べ物では、
こんなしんどいこと二度とご免だ!って思うこともあります。
(ほぼ毎回思ってるかも?)


それでも、ごくたまーに「あれ、頂戴!」と言われて
「ハイ、どうぞ(にっこり)」ができた時や、
「すごいじゃん!」なーんてほめられちゃうと、
すっごい嬉しくなっちゃいます。



だから、調べ物はやめられないw


それから、前任者は1~3のような暗号状態の依頼でもこなしていた、といわれちゃあ、やるっきゃない!


調べ物の達人目指して今日も精進あるのみ、です。
【2011/11/27 08:43】 | 情報収集のコツ | トラックバック(0) | コメント(2) |このエントリーをはてなブックマークに追加
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コメント
私の場合
職場によって、手順の決め方はさまざまと思います。
私の場合は、最初に経験したときにメモをとり、それがこれからも繰り返しがありえるならば、wordかexcelで手順として清書しておきます。ファイル名には案件と日付を名付けます。そして、依頼者などにそれを見せて確認をもらい、可能なら承認のサインをもらっておきます。
そして、繰り返すことが生じたら、作っておいた手順通りに行います。改善するべきことがあったら、手順を改訂して最初と同様に承認を受けます。いかがでしょうか。
【2011/11/29 11:57】 URL | もぐもぐかつみ #-[ 編集] | page top↑
情報はインターネットがあり、得ることは簡単になりましたが結局は整理しないとその価値は無いということですね。
検索とデータベースとそれを結びつけるもの。これを使いこなすことが現代人に必要な技術なんだと思います。
【2012/02/12 12:16】 URL | ブックス #3uEcU.y.[ 編集] | page top↑
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