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あなたの作ったWordやExcelファイルが情報を流出させる?
徹夜して作ったレポートや報告書。後は送って完了っと♪
・・・でもちょっと待って。そのファイル、ホントにそのまま送って大丈夫?!
あなたの作ったその文書。大事な個人情報を自ら漏洩してるかも、、、よ。

ファイルのプロパティで作成者や所属機関がばれちゃうかも


作成したワードやエクセルのファイルは、作成者はおろか、所属機関や前回保存者まで記録していることがあるんです!

確認方法は、カンタン。対象のファイル右クリック!
そこで出てくる「プロパティ」を選んでみてください。

↓画像はWindows XPの場合です。「概要」のタブを見て。
ほーら、「作成者」が表示されちゃったw
Wordファイルのプロパティ


さ・ら・に。同じ画面で「詳細設定」のボタンをクリックすると。。。
恐怖の?ファイルプロパティ(詳細)


「前回保存者」や「会社名」まで!!!!
OSがWindows Vistaのパソコンをお使いの場合は、ファイルのプロパティを出しただけで、「詳細」タブが表示されて、↑みたいな画面がスグに表示されちゃいます。エグイ。


ここに表示される名前は多分、お使いのワードのソフトを使い始めたときに入力した名前(ユーザ名?)が表示されるはずです。

例えば
 ・友人が作った課題レポートを流用して提出したら、作成者が友人のままだった・・・
 ・会社として出した文書なのに、なぜか個人名や協力会社の名前が・・・
 ・趣味の仲間に送ったファイルに、自分の所属会社が・・・

(・3・)アルェー?なことが起こっちゃうかも、ね。

私もン年間ワードやエクセル使ってたクセに、先輩に指摘されるまで、その重要さに気づきませんでした。

エライ人は提出されたファイルのそういうところを見てるんだって。
((((;゜Д゜)))ガクガクブルブル


でもご安心。プロパティはすぐに修正できます


パワポなどを含めて、オフィスシリーズのソフトで作ったファイルは、同じように余計な情報を記録しているでしょう。
でも大丈夫!プロパティはとってもカンタンに直せちゃうよ。

(1)作成者や所属機関は直接消しちゃえ!


同じく右クリックで出したプロパティの画面で直接修正可能!
「作成者」や「会社名」の名前の上でクリックすると、文字が入力できるようになります。
もし都合の悪い文字が入っていたらその場で修正だー。

(2)前回保存者は上書きすべし!


(1)のやり方でも「前回保存者」の名前だけは消せません。
前の人の記録だからね。ということで、この前回保存者名を消すために、ワードやエクセルソフトのユーザ名が「妥当な」パソコンでもう一度開いて上書き保存しちゃおう。

 Wordの場合
 適当に空白を入れて消して保存。

 Excelの場合
 セルを選びなおしたり、別のセルをアクティブにして戻して保存すればOK

さ、これで証拠は隠滅できた。。。かな?
念のため他のプロパティの項目も見ておいてくださいね。

版管理するには便利な機能ですが、個人で使う分には気づきにくいですよね。。。
(私が知らなすぎなだけ?)


ワードなら、コメントを残さない!


Wordのコメント機能って使ったことあります?
複数の人の間で文書をチェックや、添削をしたりするのに便利な機能です。

・・・でもこれ、相手にお渡しするときは消しておいたほうがいいですよ。
実際に、あるウェブサイトで、利用規約がワード文章で、コメントが見える状態になっていたことがありましたw

ワードのコメントは消そうね

たいしたことは書いていませんでしたが、もし内部の人のコメントが入っていたら…目も当てられないことになる、かも。

この辺りについては、新入社員が知っておくべきパソコン文書作成のオキテという本でも取り上げています。ちょっと便利な関数や文書作成のテクニックとかも載ってて面白かったです。
(差込印刷の方法があれば、個人的にはカンペキだったのにー)

新入社員が知っておくべきパソコン文書作成のオキテ新入社員が知っておくべきパソコン文書作成のオキテ
(2006/03/30)
三菱商事株式会社CIOオフィス

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エクセルなら非表示のセルはないか、余計なシートがないかチェック!


お次はExcel。計算式をセルに仕込んどけば、お見積もりとか合計金額がさくっと出せるよね。
、、、でもそれって相手に教えちゃってダイジョブ?

例えば、こーんな表で送ろうとしてませんか?
一見フツーのExcelファイル?



非表示しているC,D列を右クリックで「再表示」すると・・・
実はこんな計算式を隠してたりして



ね、原価とか卸値とか相手に分かっちゃマズイ数字もあるわけで。
あとは、計算用や内部用にヘンなシートをはさんでないかもチェキ!

さらにA1を選択した状態で保存すると◎


もう1歩差をつけたいなら、1枚目のシートの、A1のセル(=文書の左上)を選んだ状態で保存のこと!

エクセルファイルは、開いたときに、一番最後に保存したときにあった、シート・セルに近いところを開きます。
ってことは、最初のシートの一番初めが開くようにしてたら親切ですよね♪

初めてファイルを見るヒトは、あなたが最後の最後に修正してた個所を見せられたって、┐(´ー`)┌ ナンノコッチャ だからです。



ワードやエクセルといったMicrosoft Officeシリーズのソフトは便利で、勉強や仕事にも欠かせないツールとなってきましたが、こんな風に、ちょっとしたところに落とし穴があったりして。

できたー!の前に、ちょっとひと手間かけると、見えないところで評価されてたりしてね。
(だったらいいなぁ)

私もぎりぎりまで資料作ってしまいがちなので、最後まで手を抜かないようにしようと思いました。

※ちなみに、キャプチャ画像は思わせぶりに会社名の欄を伏せてますが、この記事の作成にあたって、やましいことは一切していないんだからねっ!
Exifでも何でも見たらいいじゃないw


関連情報
2009/05/22 ExcelのデータをWordやPowerPointにコピペする時に気をつけたいこと|Searcher☆Searcher
エクセル → ワード(パワポ)に表やグラフを貼り付けるときにも、うっかり変なデータをくっつけてしまわないように注意!

【2008/11/24 22:04】 | ツール | トラックバック(0) | コメント(0) |このエントリーをはてなブックマークに追加
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